LA GESTION DU TEMPS POUR UN ENTREPRENEUR

Hallo dear business man, business woman ou tout autre personne qui pense qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée pour le travail à accomplir. Bien souvent, nous avons la tête pleine d’intentions et d’objectifs à réaliser ; et bien souvent aussi nous nous retrouvons en fin de journée frustré avec une bonne partie de ces tâches non exécutées.
Mais ne tombe plus dans la déprime. Tes sauveurs – vengeurs sont là : Tic & Tac. Euh non je veux dire la tactique pour te sortir de ce genre de situation est là. Cet article s’applique également à toi, si tu es un maître dans l’art de la procrastination (Mais nooooon ! ce n’est pas une insulte. En gros, c’est juste un ensemble de techniques avancées pour accomplir tout, sauf ce que tu dois faire.)

 

Ce n’est pas tout ce que l’on veut faire qui est vraiment utile
Source : Internet

 

 

 

La technique

Avant de te donner la technique infaillible pour te rendre beaucoup plus productif, je te laisse avec une excellente citation contextualisée d’Abraham LINCOLN à méditer :

« Si j’ai six heures pour abattre un arbre, croyez-moi, je vais en passer quatre à aiguiser ma hache »

Tu l’as sans doute compris, le secret est dans la préparation. Plus ta lame est affûtée, mieux tu trancheras. Cela fonctionne également bien dans la vie de tous les jours ; et par conséquent pour les projets à court terme et ceux à long terme : plus tu te prépares, plus tu vas vite et tu es donc, plus sujet à atteindre tes objectifs en fin de journée.

La réponse à ton problème est l’organisation. Oui, l’organisation mais pas que. D’un point de vue journalier, il est bien question d’organisation mais, sur le long terme, je parlerai plus de planification (N’oublie pas que tu as un business à faire tourner).

Maintenant que l’entrée en matière est faite, attaquons le vif du sujet avec les applications de cette technique pour optimiser ton temps afin de booster ton efficacité.

 

Dans un premier temps, il faut faire des listes tous les jours. Oui, des genres de « To-do list » en gros, mais pas n’importe comment non plus ! Il y a des règles :

 

Exemple de « To-Do-List »
Source : MIROSURAFU

 

 

  1. La liste des tâches à faire :

C’est la plus simple à réaliser et à respecter.
N’hésite pas à en faire plusieurs  par thème pour éviter d’en avoir une trop longue.
Il te faut toutefois rester focus sur les thèmes ; et éviter de faire ces listes n’importe où (sur Excel, office en général (sauf OneNote) ou bien sur des bouts de papier). On est au XXIème siècle, alors autant en profiter. Fais en une sur ton smartphone, il existe des applications dédiées pour ça sur le Play store et l’App store qui font très bien le job. Sinon, il y a l’excellent TRELLO qui est super réactif et simple à utiliser.

(Fais-moi signe en commentaire ou par mail, si tu veux que je te présente un billet pour t’aider à en choisir un.)

2. La liste des choses faites ou accomplies

Bof en même temps, si tu utilises une bonne application sur ton téléphone, cette liste se génère presque automatiquement. Cette liste est importante dans le sens où elle te permet de savoir ce qui a déjà été fait et te donne un sentiment de réussite.
La visionner en fin de journée peut te requinquer et te motiver pour faire les tâches restantes le lendemain. Et cela pourrait même t’aider à te donner de petits défis tous les jours.

3. La liste des choses à ne pas faire

Elle est relativement simple à faire celle-là. Mais mon Dieu, tellement difficile à respecter ! Je ne sais pas pour toi mais en ce qui me concerne, il y a toujours une chose qui vient me détourner de mon travail ou qui me déconcentre et finit par me faire faire du n’importe quoi.
Cette liste est tout aussi importante que les autres. Elle te permet de faire les bons choix afin de ne pas perdre du temps en faisant des actions inutiles.
Elle te permet également de ne pas te disperser et de ne pas gaspiller ton énergie en procrastinant et également de rester focus sur l’objectif.

Il ne suffit pas de faire ces listes pour s’en sortir comme par magie. Le maître-mot pour réussir efficacement est l’analyse. Prends le temps de bien analyser les différentes tâches pour atteindre ton objectif. Donne à ces listes le temps qu’il faut pour bien les faire même si ça te prend une ou deux heures par semaine.

La grande question maintenant est de savoir, comment bien effectuer l’analyse des tâches. Lève-toi, prends une tasse de thé, installe-toi confortablement et lis ce qui suit.

ANALYSE DES TACHES

Mon secret pour faire une bonne analyse de priorité de mes tâches est d’utiliser le tableau suivant :

 

La matrice EISENHOWER (vide)
Source : MIROSURAFU

 

 

Place tes tâches dans le tableau en fonction de leur importance et de leur urgence dans le processus pour atteindre l’objectif final. Urgent – important, urgent – pas important et ainsi de suite …. Il faudra, ici, savoir faire la part des choses et être le plus objectif possible pour ne pas faire d’erreur de jugement.

Il est temps de te faire une énorme révélation pour le bien de ce monde. ‎Tu te dois de savoir que ce qui est important n’est pas forcément urgent et vice versa.

URGENT est différent d’IMPORTANT. Dans urgent, il y a les notions : ‘‘important’’ et ‘‘non important’’, et dans Important, également, il y a ‘‘urgent’’ et ‘‘non urgent’’. Le truc c’est qu’il faut mettre l’accent sur ce qui est urgent et important ou si tu préfères, ce qui est important et urgent. Il faut savoir classer entre urgence et importance.

L’urgence est caractérisée par des actes qui doivent être posés sans délai, c’est tout ce qui demande une attention immédiate mais ce n’est pas pour autant que c’est plus important que les tâches de grandes valeurs.

L’importance, elle, est caractérisée par l’intérêt capital ou le caractère crucial d’une action. Dans ton business, une tâche importante est considérée comme la pierre angulaire. En résumé, c’est ce qui est nécessaire pour te permettre d’atteindre ton but final. Voies ça comme quelque chose de vraiment utile.

‎Bien que ces deux notions se fassent souvent confondre selon le contexte, il existe une nuance non négligeable entre elles.

 

 

La matrice EISENHOWER (après remplissage)
Source : MIROSURAFU

 

 

Une fois la grille remplie, tu te retrouveras avec un tableau de ce genre (illustration ci-contre). Et voici l’interprétation à effectuer pour avoir la clairvoyance nécessaire pour bien remplir sa liste de tâches.

 

« Pour réussir ; il existe un principe simple : privilégier ce qui est important. Et ignorer ce qui est urgent. »

 

  1. Ni urgent, ni important.

Ces tâches sont tout bonnement à ignorer voir même à éliminer. Mais si tu tiens tout de même à les réaliser alors délègue-les.

  1. Urgent mais non important

C’est pressant, mais ce n’est pas capital donc délègues ces tâches. Elles auront au moins l’avantage d’avoir été faites.

  1. Important mais non urgent

Mille milliards de mille sabords, ton business ne peut pas prospérer sans cette tâche. Mais le hic, est que tu n’es pas obligé de la faire maintenant. SOLUTION : attendre ou déléguer à une personne de confiance et/ou de ton équipe.

  1. Important et urgent

Ce sont celles-là que tu dois prioriser au maximum. Fais-les toi-même, parce qu’elles sont importantes, urgentes et que l’on n’ait jamais mieux servi que par soi-même. Cela t’évitera de rejeter la faute sur quelqu’un d’autre en cas d’échec. Et à partir de ce moment, nous aurons un autre débat totalement différent de celui-ci.

Je serai bien tenté de faire une conclusion émouvante sur le sujet pour toi. Mais, nos cousins les anglophones, toujours en avance sur tout, l’on déjà fait et on même sortit la version 2.0. Et puis, c’est si joliment dit : « TIME IS MONEY » 😉 Saches tout de même que le temps est une ressource rare qui ne se récupère pas une fois perdu ; alors utilise-le à bon usage.

Pour plus d’infos sur le tableau d’évaluation des tâches, je te renvoie vers ce site qui l’explique bien et qui y ajoute même une petite analyse psychologique :  http://www.vieproductive.com/important-urgent-comment-vous-recentrer-sur-priorites-1/

Et toi, tu en penses quoi ?

Miroslav CLAUSKY
miroslav@ecostartup.org

Dakar, SENEGAL
AVRIL 2018

 

1 Comment on "LA GESTION DU TEMPS POUR UN ENTREPRENEUR"

  1. Très bon article Miroslav Clausky

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